Pengertian Otomasi Perkantoran

Pengertian Otomasi Perkantoran

Pengertian Otomasi Perkantoran

Pengertian Otomasi Perkantoran
Pengertian Otomasi Perkantoran

Otomasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna Otomasi Kantor

Otomasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :

1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Tujuan Otomasi Kantor

Otomasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Pada masa kini tujuan otomasi kantor :

a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.

b. Pemecahan masalah kelompok.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

c. Pelengkap – bukan pengganti.

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Jenis-Jenis Aplikasi Otomasi Kantor :

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.

2. Electronic Mail dan Voice Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

Komponen Email
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.

Jenis Email
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja
Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.

Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan

Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email sec

Sumber : https://belinda-carlisle.com/